Cómo firmar digitalmente un documento de Office

Cómo firmar digitalmente un documento de Office

Cómo firmar digitalmente un documento de Office. Foto: Pixabay

 

Una firma digital es una firma que se inserta en un documento como un contrato, un acuerdo, mensajes de correo electrónico. Con la firma digital das autenticidad al documento, en el cual has insertado la firma, mediante criptografía digital.

 

También garantiza que el contenido no se ha manipulado desde que se firmó digitalmente y prueba el origen del contenido firmado.

 

Hay dos tipos de firma digital:

1. las líneas de firma visibles en un documento.
2. la firma digital invisible en un documento.

 

¿Cómo insertar tu firma digital en un documento Office?

 

1.Insertar una o más líneas de firma visibles a un documento

Primero tienes que saber que sólo puedes insertar líneas de firma en documentos de Word y en libros de Excel.

Cuando insertes una línea de firma en un documento de Office, puedes especificar información sobre el firmante, así como instrucciones para el mismo.

Así cuando envíes una copia electrónica del documento al firmante, esta persona ve la firma y una notificación de solicitud de su firma.

El firmante puede hacer clic en la línea de firma para firmar digitalmente el documento y seleccionar una imagen digital de su firma.

Una vez firmado digitalmente el documento, será de sólo lectura para impedir la realización de modificaciones en su contenido.

Pasos para agregar una línea de firma a un documento

   1. Sitúa el cursor en el lugar del documento donde desees agregar una línea de firma.

   2. En la pestaña” Insertar”, en el grupo “Texto”, haz clic en el desplegable que hay junto a “Línea de firma” y, a continuación, haz clic en “Línea de firma de Microsoft Office”.

desplegable linea de firma

Te saldrá una ventana como la siguiente,

aviso sobre las firmas digitales

En esta ventana Microsoft Office te indica que no puede garantizar el cumplimiento legal de las firmas digitales pero que pueden proveer diferentes niveles de garantía de firma digital los proveedores de id. (servicio de firmas digitales de terceros) disponibles en el catálogo de soluciones de Office.

Los id. digitales sirven para garantizar la identidad del firmante.

Si pinchas en la opción “Servicios de firmas del Catálogo de Office” te lleva a un página de Microsoft donde te expone la serie de servicios que emiten id. digitales, por si estás interesado en contratar un servicio de este tipo haz clic aquí.

Si no quieres ningún servicio de id. le das al botón de “Aceptar”, te llevará a un cuadro de dialogo que te explico en el punto siguiente.

   3. En el cuadro de diálogo “Configuración de firma”, escribe la información correspondiente de la persona que firmará en esta línea de firma. Esta información se mostrará directamente debajo de la línea de firma en el documento.

–  en el cuadro “Firmante sugerido” escribe el nombre del firmante .
–  en el cuadro “Puesto del firmante sugerido” escribe el puesto que ocupa el firmante en la organización (si procede).
–  en el cuadro “Dirección de correo electrónico del firmante sugerido” escribe la dirección de correo electrónico del firmante (si procede).

cuadro de dialogo de configuración de firma

   4. Si vas a proporcionar instrucciones al firmante, escríbelas en el cuadro “Instrucciones para el firmante”.

En el propio cuadro de diálogo te sugiere unas instrucciones ya escritas:

Antes de firmar este documento, compruebe que el contenido de este documento sea correcto

Las instrucciones que escribas se mostrarán en el cuadro de diálogo “Firma” que el firmante usa para firmar el documento.

   5. Puedes permitir que el firmante agregue comentarios junto con la firma, para ello activa la casilla de verificación “Permitir que el firmante agregue comentarios” en el cuadro de diálogo “Firmar”.

   6. Si quieres que se muestre la fecha en que se agrega la firma a la línea de firma, activa la casilla de verificación “Mostrar la fecha en la línea de firma”.

   7. Haz clic en “Aceptar”.

   8. Si quieres insertar más líneas de firma, tienes que repetir los pasos anteriores.

Quedará el cuadro de dialogo tal como este que me ha quedado a mí

cuadro relleno correcto

 

Y este es el resultado,

linea de firma

Cómo se firma en la línea de firma que has creado en un documento

La firma en la línea de firma en un documento de Office consiste en insertar una representación visual de la firma y ella es la firma digital.

Los pasos para insertar la imagen de la firma son los siguientes:

   1. Te sitúas con el cursor en el documento, en la línea de firma donde se solicita la firma y haz doble clic en ella. Se dibujará un recuadro sobre ella. Dentro de ese recuadro, haz clic en el botón derecho

   2. En el menú que te sale haz clic en” Firmar” . Volverá a salir una ventana sobre los id.. Haz clic en “Aceptar”.

En el cuadro de diálogo “Firmar” que te sale, tienes distintas formas de insertar la representación visual de la firma:

– Si quieres una versión impresa de la firma, escribe el nombre en el cuadro situado junto a la X.

– Si lo que quieres es insertar una imagen de la firma escrita, haz clic en “Seleccionar imagen”.

Te saldrá el cuadro de diálogo “Seleccionar imagen de la firma”, busca donde tienes ubicado el archivo de imagen de la firma, selecciónala y haz clic en “Seleccionar”.

insertar imagen de firma

– Si deseas insertar una firma manuscrita (esta opción es sólo para usuarios de Tablet PC únicamente), escribe el nombre en el cuadro situado junto a la X utilizando la función de entrada manuscrita.

– Haz clic en “Firmar”.

En mi caso he insertado una imagen de una firma,

resultado de firma

2.Insertar una firma digital invisible a un documento

Te estarás preguntando para qué querrías insertar una firma digital que no se puede ver.

Y es que es posible que no necesites insertar líneas de firma visibles en el documento pero que sí necesites garantizar la autenticidad, integridad y origen del documento.

Para ello tienes la opción de insertar una firma digital invisible en el documento.

Se pueden insertar firmas digitales invisibles a documentos de Word, libros de Excel y presentaciones de PowerPoint.

Una vez firmado digitalmente un documento, este será de sólo lectura para impedir que se hagan modificaciones del mismo.

Pasos para insertar una firma digital invisible

   1. Haz clic en el botón de Microsoft Office , selecciona “Preparar” y haz clic en “Agregar una firma digital”.

boton de microsoft

   2. Si quieres dejar constancia de la razón por la que firmas el documento, escríbelo en el recuadro “Razón para firmar este documento” en el cuadro de diálogo “Firmar”.

 

razon para firmar el doc

 

  3. Haz clic en “Firmar”.

Te saldrá una ventana confirmando que has insertado una firma invisible,

 

ventana de haber agregado la invisible

 

Insertada una firma digital invisible, ésta no la verás en el documento pero el destinatario del mismo puede saber si se ha firmado digitalmente haciendo clic en el botón “Firmas” situado en la barra de estado que está situada en la parte inferior de la pantalla.

Para que te salga el botón “Firmas” cierra el documento donde has insertado la firma invisible y vuelve a abrirlo. Te saldrá así, como a mí

boton de firmas final

Cuando pinchas en ese botón (botón  “Firmas”) te saldrá a la derecha una ventana en la se prueba que se ha firmado,

 

prueba de estar firmado

 

Como ves, es bastante sencillo incluir firmas digitales en tus documentos de Office.

Ello garantizará su autenticidad e integridad tan importante en el mundo de los negocios, así como también, proporcionará a tus documentos una apariencia más profesional.

 

¿Te animas a ponerlo en práctica?

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