Cosas Prácticas 2.0

10 herramientas para empezar a trabajar de Asistente Virtual

Trabajar como Asistente Virtual desde casa es una de las opciones más fáciles de ganarte la vida.

De tener una salida profesional que te saque del paro o de la frustración de mandar tantos curriculums  a las empresas y no obtener respuesta. 

Y ello con muy poca inversión.

Asistente virtual

Ser Asistente Virtual supone ofrecer como servicios los conocimientos que tengas y la experiencia acumulada en tu área.

Pero concretamente, 

¿Qué es un Asistente Virtual?

Un Asistente Virtual, es quien provee soporte administrativo, personal y de servicios a las empresas.

De forma online, independiente, externa.

Es un asistente freelance.

Normalmente, al principio, los servicios que ofreces son de Asistente Virtual para pequeñas empresas.

¿Qué hace un Asistente Virtual?

Puedes comenzar prestando un servicio general ( gestión de emails, atención al cliente, gestión de agenda, organización de viajes, preparación de presentaciones…).

Con el paso del tiempo te puedes ir especializando en una o varias áreas que te gusten (desarrollador de páginas web, creador de campañas de email marketing…).

O bien, desde que comiences tu actividad, puedes prestar servicios directamente en áreas más especializadas sobre las que tengas conocimientos y/o habilidades para ello (Copywriter, Seo, Campañas de email marketing…).

Los servicios que puedes ofrecer son, entre otros, 

-Gestión de emails

-Atención al cliente

-Gestión de agenda

-Organización de viajes

-Preparación de presentaciones

-Creador de campañas de email marketing

-Gestor de página web y tiendas online

-Redactor de contenidos para web

-Copywriter

-Content Curator

-Desarrollador de páginas web

-Prestar servicios de traductor

-Servicios contables y de impuestos

-Asistente Seo

-Gestión de redes sociales como Community Manager

-Grabador de datos o entrada de datos

-etc…

 No obstante  tu cartera de servicios siempre debería ir enfocada a:

– qué problemas resuelves

– qué necesidad cubres con tu servicios

Para emprender como Asistente Virtual necesitas una serie de herramientas que quizás pienses que pueden ser complejas o costosas.

Nada más lejos de la realidad.

Muchas de las herramientas que son necesarias están al alcance de cualquiera.

Incluso algunas las usamos habitualmente como por ejemplo para crear documentos podemos usar un Word  o su equivalente en la versión Open Source, la gestión de la agenda podemos hacerla desde Google Calendar, para las video-conferencias Skype, etc.

Al margen de la infraestructura necesaria para comenzar con el negocio como es:

-Tener un ordenador (a ser posible de sobremesa y con una memoria de un terabyte) y impresora/scanner.

Espacio de trabajo: mesa, silla, material de oficina, etc.  todo ello ubicado en un lugar con luz y tranquilo.

Una web: plataforma desde la cual te muestras al mundo, te das a conocer, das publicidad de tus servicios y lo más importante desde donde transformas tus visitas en clientes.

Además de todo ello, necesitas las herramientas que te indico un poco más adelante.

Dentro de cada tipo de herramientas te enumero varias no porque tengas que usarlas todas pero si deberías conocerlas para asesorar a tus clientes sobre cuál es la mejor que se adapta a ellos en función del tipo de cliente e industria que sean, para explicarles su manejo en un momento dado o quizás están usando alguna de ellas y tu no, y debes de manejarla por encargo del cliente.

Se trata  en definitiva de identificar tu necesidad para gestionar tu propio negocio de asistente online o la de tu cliente y usar la mejor herramienta y la más adecuada.

Tendrás que adaptarte a los sistemas y herramientas de tus clientes aunque normalmente tengas un conjunto de ellas y una metodología que uses en general. 

trabajar como asistente virtual

Y  ¿cuáles son las herramientas que necesitas para comenzar a trabajar desde casa o desde donde quieras como Asistente Virtual?

Herramientas de comunicación

Para hacer llamadas de voz, texto o vídeo-conferencias tienes:

 Hangouts: es una aplicación de mensajería instantánea desarrollada por Google, es como el  WhatsApp de Google.

Puedes mandar mensajes, hacer llamadas de voz a una persona, video-llamadas y conversaciones de grupo mediante chats  de hasta 10 personas.

En  tus conversaciones puedes poner fotos, mapas, emojis, pegatinas y archivos GIF. Puedes sincronizar todos tus dispositivos de manera que puedes conversar desde tu PC o desde tu móvil.

Skype: Es un software de Microsoft que te permite comunicaciones de texto, voz y vídeo.  La ventaja que tiene sobre Hangouts es que si necesitas un número de teléfono para conectar con clientes de otros países, Skype te lo proporciona, Hangouts no.

Pagas una tarifa plana por un número telefónico para comunicarte con clientes que estén en otros países (están disponibles 23 países o regiones) y hablas con el cliente como si estuvieses en ese país desde tu ordenador, tablet o smartphone.

También está integrado en Office 365. Si lo usas desde ahí tienes 60 minutos al mes para llamar a 60 destinos en todo el mundo pero este servicio no es gratuito.

 

SlackEs una plataforma donde puedes unificar todas las comunicaciones de un equipo de trabajo, puedes hacer llamadas de voz o vídeo, escribir mensajes, integrar todas las aplicaciones que necesites, subir archivos.

Tiene un plan gratuito que puedes usar durante el tiempo que quieras y con tantas personas como quieras.

 

WhatsAppesta aplicación de mensajería instantánea de voz, texto y vídeos para teléfonos inteligentes es más que conocida y seguro que la utilizas. Tiene versión Pc para Mac y Windows, Android, iPhone y Windows Phone.

 

 

 

Si lo que quieres hacer  tú o tu cliente es un training o conferencias en vivo (webinars) para fortalecer la relación con los usuarios y cuya finalidad última es conseguir direcciones de e-mails para crear listas con el objetivo de vender infoproductos o productos, las herramientas mencionadas no tienen la infraestructura necesaria  para ello porque no es su objetivo.

Por lo que podrías usar:

Gotowebinar: no es una herramienta gratuita aunque tiene un periodo gratuito de prueba

 

 

Anymeeting: es más económica que Gotowebinar.

 

 

 

 

 

Zoom: para esta herramienta dispones del plan Basic que es gratuito hasta 40 minutos en reuniones de grupo. Para el resto de planes hay que pagar pero usando la versión gratuita puedes comenzar a aprender a usar esta herramienta.

 

 

 

Herramientas de gestión de proyectos

Sirven para monitorear el progreso de las tareas y compartir documentos.

Agrupan el trabajo de un grupo de usuarios en un solo proyecto con independencia de donde se encuentren los miembros del equipo.

También pueden ser utilizados por una sola persona para organizar su propio trabajo.

Se accede desde el navegador y normalmente tienen versión freemium y también una versión de precios escalable (sólo pagas por lo que usas). 

Teamwork ProjectsAunque está en inglés es bastante intuitiva  por lo que no es difícil de manejar. Además de ver el estado de las tareas dentro de un proyecto,  tiene como ventaja que se enfoca en analizar la productividad.

Teamwork Projects está disponible en tu iPhone, iPad, Android, Google Chrome y en la Web. Todo está en la nube, accesible desde cualquier lugar y a cualquier hora.

 

 

 Trello: Este software está en español y es gratuito. Se organiza en forma de tablero con tarjetas, de manera que de un solo vistazo ves el progreso del proyecto que estés gestionando.

Puede ser utilizado por un equipo de trabajo o sólo por una persona. Uno de mis tableros lo utilizo para reunir ideas e información con la cual con posterioridad escribir mis post y hacerles un seguimiento para que no se me olvide nada hasta su finalización.

Puedes cargar archivos, hacer checklists, etiquetas, poner fechas de vencimiento, notificaciones para saber cuándo habrá algo importante y otros elementos. Se sincroniza perfectamente en todos tus dispositivos.

Asana: Es también gratuita aunque aún no han hecho la versión en español. Es fácil de utilizar y su principal ventaja es que puedes ver las tareas que tienes asignadas en un apartado específico «My task», en las otras herramientas no existe tal posibilidad. 

 

 

 

Basecamp: También funciona como un tablero con tarjetas de manera que toda la gestión del proyecto está organizado en un mismo lugar. Es de pago y está en inglés.

 

 

Todoist :  Gestiona tareas y proyectos desde cualquier lugar pues se sincroniza prácticamente  en todos los dispositivos y plataformas. Tiene una bandeja de entrada organizada en una lista de tareas con un aspecto sencillo y funcional. 

Está en español y tiene un plan básico gratuito.

 

 

3 Herramientas de gestión de tiempo, calendario y agenda

En el caso de que trabajes y cobres por horas será necesario llevar un control del tiempo que le dedicas a cada tarea y cliente

Incluso si te contratan a través de plataformas de freelancers para poder determinar las cotizaciones o si trabajas por proyecto o por packs tendrás que saber cuántas horas son necesarias dedicarles para ponerles el precio necesario con el objetivo de que tu negocio sea viable.

También te proporcionarán informes que podrás entregar a tus clientes en los que se recogerá el tiempo empleado en hacer la tarea encargada.

Te ayudarán en esta tarea las herramientas de gestión de tiempo, todas las que hay están en inglés pero son muy intuitivas y fáciles de usar. A mí particularmente me gustan:

Toggl: Tiene una versión gratuita que te proporciona todo lo  que necesitas para gestionar  tu tiempo.

 

 

 

 

Clockify: es totalmente gratuita, interfaz sencilla con todas las funciones básicas necesarias.

 

 

 

Harvest: Es de pago pero tiene una cuenta de prueba. Interfaz bonita, muy completa, y diferentes funcionalidades,  entre ellas la de generar una factura cuando terminas una tarea para que se la entregues a tu cliente.

 

 

 

Para gestionar la agenda y establecer un calendario mi herramienta preferida es :

 

Google Calendar: Para establecer los horarios de trabajo, citas, reuniones, eventos… es de los más completos. Además con su reciente actualización las reservas de vuelos, restaurantes, etc. se añaden automáticamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

A la hora de gestionar la agenda deberás tener en cuenta la diferencia horaria entre países.

Es decir, para el caso de que tengas que agendar, por ejemplo, una video conferencia en otro país, es necesario que sea un día y a una hora adecuados tanto para tu cliente como para su cliente, que no sea de noche o que no sea festivo en ese país. 

Para ello te recomiendo Meeting Planner.

 

Meeting Plannerpara ver tablas de horarios y zonas horarias y encontrar el mejor horario. Aunque está en inglés, si usas como navegador el Google Chrome podrás traducir la página.

 

 

 

 

4 Herramientas de gestión y creación de documentos, presentaciones almacenamiento en la nube y para compartir documentos

 

Para la creación de documentos o hacer presentaciones obviamente necesitas el Paquete Office o el Office 365, el archiconocido Paquete Office (word, excell, access y powerpoint) que prácticamente todo el mundo tiene o al menos su versión correspondiente Open Source. Tambien dispones de Google Docs.

Como software de compresión de datos dispones de Winrar o Winzp, los necesitarás para comprimir  y gestionar archivos .rap o archivos .zip.

Adobe Reader para leer PDFs.

 

Para almacenar archivos y para compartirlos en la nube:

 

Dropbox: No permite crear documentos, pero puedes guardar todo tipo de archivos y compartirlos. Tiene versión de escritorio y se accede desde cualquier dispositivo. 

 

 

 

Google Drive: Permite crear documentos, guardar archivos y compartirlos y puedes acceder desde tu tablet, smartphone o cualquier otro dispositivo. 

 

 

 

5 Herramientas de creación de facturas y presupuestos

Antes de lanzarte a realizar tu actividad profesional tendrás que registrarla para poder emitir facturas y recibir el pago por tus servicios. (En el caso de España, darte de alta en la Seguridad Social, etc..)

Una vez realizada toda la burocracia, cuando comiences a prestar servicios tendrás que presentar factura para poder cobrar.

Hay varias herramientas online que te ayudan en este ámbito. Todas son de pago, ésta es una inversión inevitable de manera que tendrás que escoger la que mejor se adapte a tu bolsillo y consideres que es más fácil de manejar.

A mi me gusta Quaderno, pero todo va en función de tus necesidades y preferencias…

PaypalPaypal para empresas te ayuda a aceptar pagos nacionales e internacionales y crear facturas profesionales con las plantillas que pone a tu disposición de forma gratuita y enviarlas por mail. También podrás hacer un seguimiento de las facturas impagadas y enviar recordatorios.

 

 

 

Contasimple: Puedes crear tus facturas, albaranes y presupuestos además de llevar la contabilidad  de tu negocio y gestionar impuestos. En el panel de control dispones de gráficas muy visuales para ver el estado de tu negocio.

 

 

Cuentica:  Desde aquí no sólo emites tus facturas y gestionas tus pagos, también obtienes información sobre la marcha de tu negocio.

 

 

 

 

Quaderno: Hace una gestión automática de impuestos para negocios online, creas las facturas, las envía automáticamente, haces tu declaración de IVA en segundos… su interfaz está más cuidada que en las anteriores alternativas.

6 Herramientas de  gestión y almacenamiento de contraseñas 

Para no perder contraseñas de todos tus clientes, además de las tuyas propias, tenerlas siempre a mano, recordarlas y rellenarlas de forma segura y automáticamente  lo más apropiado es reunirlas en un solo lugar.

Esto te lo proporciona:

Roboform: Con esta herramienta no tendrás que recordar contraseñas ni tener que escribirlas de nuevo. Te ahorrará tiempo a la hora de rellenar formularios pues guarda también datos personales de acceso, número de cuenta, DNI…

Las contraseñas las encripta con un tipo de encriptación militar denominada AES 256 de manera que almacenarás de forma segura todos los datos.

Este gestor de contraseñas tiene una versión gratuita que está bastante bien. Además si usas Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome u Opera como navegador puedes instalar un botón para tenerla siempre a mano. Está disponible no solo en Windows o Mac sino también en Android,  iOS.

LastPast: Al igual que en la anterior sólo tienes que memorizar la contraseña maestra.  Has de instalar la extensión en tu navegador para guardar y acceder a tus contraseñas. Es fácil e intuitiva y tiene una versión gratuita y de pago.

 

 

 

7 Herramientas de envío de correos masivos 

Sirven para la comunicación comercial (E-mail Marketing).

Ya sea para gestionar listas segmentadas, para enviar comunicados que son de particular interés (promocionales, construir listados y luego segmentarlos con lead magnet, campañas de bienvenida, campañas de Drip Marketing [envío de pequeñas porciones de información a lo largo de una serie de e-mails], campañas de recuperación de antiguos clientes).

Estas herramientas te ayudarán a hacerlo en pocos pasos y de manera intuitiva.

Todas son de pago aunque tienen una versión gratuita, pero si realmente quieres hacer crecer el negocio de tu cliente o el tuyo propio, tendrás que invertir en unos euros al mes en alguna de estas plataformas.

Destaco aquí:

MailChimp : Tiene una versión gratuita que para empezar a crear campañas de email marketing o conocer simplemente la herramienta está bien. Está en inglés pero es muy fácil de usar.

 

 

 

 

 

 

Constant Contact: Está en inglés y cuenta con diferentes descuentos y planes para adaptarse mejor a tu bolsillo.

 

 

 

Get response: Una de las ventajas de esta herramienta sobre las anteriores es que está en español. Su precio es muy asequible además de ser muy fácil de usar.

 

 

8 Herramientas administrador de correo 

 

Uno de los servicios que puedes ofrecer es la atención al cliente, para ello tu cliente te crea una cuenta de email para tratar con sus clientes o simplemente te da acceso a una cuenta de la empresa.

¿Cómo lo vas a hacer cuando tengas varios clientes? Pues mediante un administrador de correo.

Un administrador de correo es un programa que nos permite gestionar o trabajar con varias cuentas de correo a la vez .

Es conveniente tener un administrador de correo porque aumenta la velocidad y la productividad de tu trabajo, ya que lo puedes usar desde cualquier lugar y cualquier dispositivo y si tienes varios correos los respondes desde un mismo sitio, incluso  se pueden revisar y redactar correos sin conexión a internet.

El administrador de correo para Pc tradicional es Outlook pero no es muy adecuado para pequeñas y medianas empresas y autónomos. Algunas alternativas a Outlook son:

Thunderbird: que es gratuito y con una interfaz muy fácil de usar.

 

 

 

 

Mailbirdque aunque es de pago tiene una versión gratuita.

 

 

 

 

 

 

9 Herramientas para gestionar las redes sociales

Si quieres que tenga éxito tu estrategia de redes sociales, necesitas una plataforma desde la cual puedas gestionarlo todo, pues si no es una autentica locura y pérdida de mucho tiempo que probablemente necesites para dedicarlo a otra cosa.

Para programar y gestionar el contenido de las mismas, tanto de la empresa que te contrate como para gestionar tus propias redes sociales vinculadas a tu negocio como Asistente Virtual.

Yo uso hootsuite y Metricool en sus versiones gratuitas. 

Hoosuite: para gestionar tus redes sociales desde un solo lugar, programar tus publicaciones, estadísticas

Está en español y aunque es de pago tiene precios bastante asequibles, no obstante tiene un plan gratuito limitado  a tres redes sociales, un usuario y  treinta mensajes programados que, para empezar, está bastante bien.

A mí es la plataforma que más me gusta, es muy completa y sencilla de usar… y  está en español.

Metricool: para analizar, gestionar, planificar y medir tus contenidos en redes sociales y blogs.

Es muy sencilla de manejar, muy intuitiva. Tambien está en español. Gratuita aunque tienes planes de pago desde 9.99€ al mes.

 

 

Buffer: la versión gratuita de esta plataforma no está mal, puedes gestionar dos perfiles de redes sociales y diez mensajes programados por cada perfil. Sus precios también son asequibles.

 

 

 

 

 

 

 

10 Herramientas para trabajar con archivos gráficos, logos, páginas web, vídeos y otros archivos 

Si no tienes ciertos conocimientos para trabajar imágenes mediante Illustrator,  Photoshop, o su versión similar gratuita Gimp, y necesitas crear presentaciones, gráficos para redes sociales, portadas de Facebook, caratulas de informes o de infoproductos, plantillas que puedas personalizar… hay  herramientas que son unas alternativas buenas y muy fáciles de usar con resultados bastante buenos.

Una de esas herramientas es Canva y Fotor.

 

utiliza Canva como Asistente VirtualCanva: Con esta herramientas puedes hacer diseños digitales o para imprimir como por ejemplo, infografías, presentaciones, tarjetas de visita, flyers, posters, folletos…

Todo ello lo haces en poco tiempo mediante plantillas profesionales las cuales personalizas. Ahhh y lo mejor de todo… es gratuita.

 

 

usa fotor como Asistente VirtualFotor: Herramienta gratuita online para editar fotos, hacer collages y crear diseños de posters, folletos, flyers… Es sencilla e intuitiva.

 

 

 

 

 

 

No obstante para ciertas tareas, como  por ejemplo hacer logos, lo más recomendable es contratar un profesional ya que sin duda ahorrarás tiempo  para dedicarlo a otra tarea que requiera verdaderamente tu dedicación.

Finalmente si has de editar un vídeo  mi programa favorito es Camtasia pero es muy caro.

No obstante hay herramientas destinadas a editores de vídeo no profesionales, entre ellas,

Wondershare Filmora: es un grabador de vídeo y editor básico muy fácil de usar, con una interfaz muy intuitiva. También puedes usar funciones más avanzadas de edición y aplicar efectos a tus vídeos.

Puedes grabar la pantalla y tienes acceso a muchas plantillas y recursos. Su versión gratuita es una buena  opción de grabador y editor de vídeos para Youtube.

Probablemente, con el paso del tiempo como Asistente Virtual si te especializas, necesites alguna herramienta más específica que aquí no he relacionado.

Pero estas 10 clases de  herramientas, en principio, son las que necesitas para emprender tu camino  con éxito como Asistente Virtual.

La cuestión es que no te quedes parado sin hacer nada. Ponte manos a la obra y inicia tu negocioofreciendo tus habilidades y experiencia.

Crea tu propio empleo de asistente virtual.

 

¿Hay alguna otra herramienta que puedas aportar a las que te he mencionado?

¿Consideras que hay alguna más que también es importante?

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